会议室是学校召开会议、举办学术报告和学生活动的专用场所，为加强对学校公用会议室的管理，充分利用现有条件，确保会议室的使用规范有序，为全校师生提供良好的服务，特制定本办法。

   一、学校公用会议室基本情况

   二、学校公用会议室使用申请程序

 学校公用会议室由校长办公室负责使用审批，后勤保障处负责服务管理。各职能部门、各学院（部、研究院）等使用会议室须向校长办公室申请。

（一）使用公用会议室应提前在校园门户网站协同办公系统中提出申请（仙林校区至少提前1个工作日，福建路校区至少提前2个工作日）。

（二）使用单位确定会议时间、内容、人数以及对会议室的要求，按照使用范围规定以及当日会议室使用情况，选择适当的会议室。仙林校区图书馆报告厅、行政楼会议室、工科楼二楼会议室原则上不接受学生活动申请。

（三）会议室安排中若有冲突，按申请时间先后顺序确定，公用会议室一般不可跨学期申请。会议室申请程序完成后，如无特殊情况，不可随意更改；如有变动，请严格按照程序申请取消，不准私下协商转用或者外借。若各单位申请的会议室与学校临时安排的重要会议或重要的接待活动发生冲突，由校长办公室负责统筹调整。

（四）各单位使用公用会议室，单位负责人须在申请单上审批；学生组织的班级活动，由学院负责老师申请、学院主管学生工作的负责人审批；学生社团组织的活动，由校团委负责老师申请、校团委负责人审批，并填写和注明负责学生活动的教师及联系方式，不得填写学生的姓名及联系方式。

（五）仙林大礼堂的使用，原则上至多连续申请两天，为落实治安、消防等突发事件的安全措施，应由申请单位负责人审批确认会议室使用申请后，报保卫处备案。

   三、学校会议室使用注意事项

（一）使用单位负责各类活动的组织安排及管理工作，遵守公用会议室使用管理规定，保证活动进行过程中的正常秩序。会议室的实际使用情况，必须与申请内容相符；各类学生活动使用会场，申请老师必须在物业提供的会议室使用情况单上确认签字。

（二）各单位在使用公用会议室过程中，应服从会议室管理人员的安排，使用、移动、拆卸室内设施，悬挂、张贴会标、会议材料等必须征求管理人员同意，损坏、丢失会议室设施的要负责赔偿。

（三）公用会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得校长办公室同意，任何人不得拿出会议室或作为它用。

（四）自觉维护公用会议室的环境卫生，不得在会议室内进餐、吸烟，不随地吐痰，乱丢杂物，不随处粘贴，乱涂乱画。

（五）使用部门在会议室使用完毕后，必须负责把所用设施还原，切断电源，关好门窗，并及时通知物业，以防止意外事故发生。

（六）会议所需特殊设备各单位自备。

（七）公用会议室禁止各单位以任何名义私自转借、外借举办各类培训、授课、产品推介等活动。

（七）对于未按规定要求使用公用会议室的单位，学校将定期通报批。私自转借、外借及举办活动与申请内容不符的，一经查实，将视情况暂停相关单位一年的该会议室使用权；情节严重者将停止相关单位的会议室使用权并追究相关人员责任。

（八）本规定由校长办公室负责解释，自公布之日起执行。

校长办公室

2016年11月28日